Projektgruppen har til Kirkeministeriet udarbejdet en regnearksbaseret økonomimodel til brug for styringen af fællesfonden i 2004. Modellens opbygning og anvendelse er skitseret nedenfor.
Regnearksmodellen er opbygget, således at den ved hensigtsmæssig anvendelse vil kunne anvendes som styringsgrundlag for fællesfonden, både centralt og decentralt.
Modellen indeholder en rækker oversigter for de to niveauer (centralt og decentralt), hvori der genereres nøgletal på baggrund af indtastede oplysninger. Derved er der etableret et styringsredskab der vil kunne anvendes i både Kirkeministeriet og stifterne.
Nedenfor er indholdet i de enkelte oversigter skitseret. Nummereringen svarer til vedlagte oversigter.
Oversigter for fællesfonden:
1. Overordnet styringsgrundlag for hele fællesfonden, der angiver afvigelser mellem budget og regnskab. Oversigten opdateres automatisk på baggrund af de bagvedliggende ark. Oversigten giver mulighed for, at Kirkeministeriet kan se resultatet for forskellige perioder, for hvert stift samt for hele fællesfonden
2. Oversigt over fællesfondens kassebeholdning. Månedlig ajourføring af denne vil sikre et konstant overblik over kassebeholdningens størrelse
3. Oversigt over fællesfondens samlede periodiserede regnskab
4. Oversigt over fællesfondens samlede periodiserede budget
5. Oversigt over udviklingen i præstenormeringen for hele fællesfonden
6. Oversigt over budgetafvigelser i hvert stift
7. Oversigt over prognoseafvigelse i hvert stift
Oversigter for stifterne og for Kirkeministeriet:
8. Overordnet styringsgrundlag for stiftet, der angiver afvigelser mellem budget og regnskab. Oversigten opdateres automatisk på baggrund af de bagvedliggende ark. Oversigten giver mulighed for at stiftet kan se resultatet for forskellige perioder
9. Oversigt over stiftets samlede periodiserede budget
10. Oversigt over stiftets samlede periodiserede regnskab
11. Oversigt over udviklingen i præstenormeringen for stiftet
12. Oversigt over stiftets kassebeholdning
Modellen tager udgangspunkt i, at der ved årets begyndelse udarbejdes periodiserede budgetter, på månedsbasis, for hver delbudgetpost (9) og at der tilsvarende månedligt uarbejdes opgørelser over regnskabsforbrug i perioden (10). Der skal udarbejdes periodiserede budgetter for både for drifts- og statussiden. Endvidere skal der i stifterne udarbejdes tilsvarende periodiserede opgørelser vedr. årsværksnormering for præster (11).
På baggrund af de periodiserede opgørelser, for hvert stift, genererer modellen en oversigt der sammenholder budget og regnskab (8). I denne oversigt skal stifterne tillige angive en prognose for hele året for hver delbudgetpost. I tilfælde af budgetoverskridelser, dvs. afvigelse mellem budget og prognose, eller ved risiko for budgetoverskridelse kommenteres dette skriftligt. Oversigten kan med fordel anvendes som en del af ledelsesinformationen i stiftet vedr. den økonomiske situation, og herunder forventninger til den resterende del af regnskabsåret.
Ved budgetafvigelser skal enheden dels forklare afvigelser og dels, så vidt muligt, angive hvorledes der vil kunne findes kompenserende besparelser (dokument på baggrund af (8)).
Endvidere skal der hver måned udarbejdes opgørelser over de likviditetsmæssige virkninger for kassebeholdningen (12).
I Kirkeministeriet skal de tilsvarende tabeller udfyldes, således at hele fællesfondens område er repræsenteret i tabellerne.
For IT-området udarbejdes tilsvarende opgørelser med tilsvarende løbende kommentarer til den økonomiske udvikling på området (IT-områdets nyudviklede model).
Med udgangspunkt i de decentrale opgørelser, som sendes til Kirkeministeriet, samles bidragene fra stifterne, IT-områdets og kirkeministeriets øvrige områder til en samlet oversigt over hele fællesfonden (1 til 7).
Budgettet (4) indarbejdes ved året begyndelse og fastholdes derefter. Månedligt opdateres regnskabsoversigten (3) og oversigten for udviklingen i præstenormeringen (5). Derved vil de øvrige oversigter (1 og 2 samt 6 og 7) automatiske opdateres.
På baggrund af disse oversigter udarbejdes et standard-dokument, der indeholder beskriver af den løbende udvikling, forklarer afvigelser og beskriver forslag til kompenserende besparelser, i tilfælde af budgetoverskridelse.
Modeloversigt
1. (ÅTD) - Overordnet styringsgrundlag for hele fællesfonden
2. (Kassebeholdning) - Oversigt over fællesfondens
kassebeholdning.
3. (Regnskab) Oversigt over fællesfondens samlede
periodiserede regnskab
4. (Budget) - Oversigt over fællesfondens samlede periodiserede budget
5. (Årsværk - lønsum) Oversigt over udviklingen i
præstenormeringen for hele fællesfonden
6. (Budgetafvigelser, alle stifter) - Oversigt over budgetafvigelser i hvert
stift
7. (Prognoseafvigelse, alle stifter) - Oversigt over prognoseafvigelse i hvert
stift
8. (ÅTD) - Overordnet styringsgrundlag for stiftet og
for Kirkeministeriet,
9. (Budget) - Oversigt over stiftets samlede periodiserede budget
10. (Regnskab) - Oversigt over stiftets samlede periodiserede regnskab
11. (Årsværk - lønsum) - Oversigt over udviklingen i præstenormeringen for
stiftet
12. (Kassebeholdning) - Oversigt over stiftets
kassebeholdning